La statistica nel controllo direzionale della Pubblica Amministrazione

PAOLO PERRONE

Assessore al Bilancio, Informatizzazione,

Rapporti con il pubblico, Rapporti con

l’Università e decentramento – Comune di Lecce

Perché usare le statistiche? Quali sono i benefici?

Come l’analisi statistica può aiutare le decisioni degli amministratori pubblici?

Oggi più di ieri ci troviamo di fronte ad un grande incremento di volume dei dati.

Ma come li utilizziamo? Sappiamo trarre da essi le giuste informazioni?

La statistica gioca un ruolo fondamentale nella gestione di questi dati, aiutando le istituzioni a comprendere se i programmi che tracciano corrispondono agli interessi della gente.

Negli ultimi anni si osserva nel settore pubblico un continuo sforzo volto a focalizzare l’attenzione sul versante dei risultati, della razionalizzazione della spesa e dell’economicità di gestione.

Dove la statistica può intervenire, e cosa può fare?

La statistica rappresenta il più potente strumento che un’amministrazione pubblica possa utilizzare, per la pianificazione delle attività programmate e perché costituisce la base per un sistema di valutazione delle politiche e delle attività in relazione ai seguenti punti:

· Definizione di obiettivi di performance

· Specificazione di tali obettivi in forma misurabile e quantificabile

· Definizione di indicatori di efficienza e di efficacia tali da misurare gli output più rilevanti, i livelli di servizio, i risultati dell’attività

· Definizione dei criteri per la comparazione dei risultati dei programmi con gli obiettivi stabiliti

· Determinazione delle modalità con le quali verificare e validare i valori misurati.

I processi di analisi dei dati hanno subito negli ultimi 30 anni una notevole evoluzione.

Negli anni '60 si utilizzavano sistemi che producevano report standardizzati, semplici informazioni riassuntive o predefinite. Era il periodo delle macchine meccanografiche.

Nell’anni '70, si utilizzavano i computers per automattizzare lavori eseguiti manualmente. I computers venivano impiegati per molti lavori di back office.

Nell’anni '80, molti organismi ed istituzioni iniziavano a costruire data base di informazioni. Si potevano eseguire interrogazioni differenziate sul data base, rendendo più facile l’identificazione di andamenti relativi ad un certo fenomeno o ad una certa area geografica.

Negli anni '90, molte agenzie governative avevano grandi volumi di dati da trattare, soprattutto su supporti cartacei, senza trarne alcun vantaggio. Venivano distribuiti report voluminosi con dati trattati sommariamente.

Queste informazioni costituivano la base per avviare i programmi.

Oggi la potenza dell’analisi statistica offre agli amministratori strumenti straordinari di conoscenza per adattare meglio i programmi in modo più effettivo.

Negli ultimi anni tali sforzi sono stati avviati e sostenuti dal legislatore.

Infatti, sono state varate alcune normative specifiche che hanno portato all’introduzione di una serie di strumenti e attività, quali ad es:

· Il controllo di gestione,

· I sistemi di contabilità economica negli enti locali,

· Il sistema dei drg in sanità,

· Le rilevazioni dei carichi di lavoro.

· Ecc.

Parallelamente si osservano i primi tentativi di valutare anche da un punto di vista quali-quantitativo, gli impatti e l’efficacia delle politiche.

Sia ex-post, in altre parole una volta avviate le azioni previste da politiche già approvate, sia ex-ante prevedendo e simulando gli effetti delle azioni programmate valutando il grado di accordo dei risultati attesi con gli obiettivi prefissati.

Tali attività oltre ad utilizzare dei sistemi tratti dalle diverse fonti disponibili, danno luogo alla rilevazione diretta ed indiretta di ingenti masse di dati di natura interna.

Le funzioni di controllo direzionale delle pubbliche amministrazioni devono poter disporre quindi di strumenti di analisi che consentano loro di entrare nel merito della congruenza fra le attività svolte e gli obiettivi perseguiti e di valutare l’economicità delle azioni sulla base di un insieme di aspetti differenti.

Obiettivo di queste funzioni è quello di produrre e fornire risultati ed informazioni di ritorno a partire dai dati e dalle informazioni che si generano nella gestione ed attuazione delle politiche pubbliche e delle risorse ad esse associate.

Per realizzare in modo ottimale queste analisi le pubbliche amministrazioni hanno bisogno di metodologie concrete e complete.

La statistica fornisce ad esse uno strumento per analizzare i dati e utilizzare i risultati ottenuti.

Per realizzare i necessari interventi di miglioramento e di aggiustamento, sono necessari strumenti statistici in grado di effettuare le analisi in modo semplice e completo anche su grandi quantità di dati.

Non è possibile utilizzare solo i semplici fogli elettronici nell’analisi di un insieme o più sottoinsiemi di dati perché con tali strumenti non si raggiungeranno mai risultati così efficaci e conclusivi come quelli ottenibili applicando le analisi statistiche.

Attività come quelle di analisi, simulazione, rappresentazione, sintesi, segmentazione, modellazione e proiezione di dati costituiscono tutte parole chiave associate con l'analisi statistica.

La statistica permette di andare oltre i semplici elenchi riassuntivi.

Le relazioni aritmetiche tra righe e colonne sono ottimi strumenti per capire che cosa succede, ma non sono in grado di fornire alcuna informazione del perché qualche cosa succede.

Quel perché che rappresenta l’elemento di straordinaria importanza per tutti gli amministratori.

Quali sono le iniziative dell’amministrazione che incontrano il maggior gradimento dei cittadini?

Perché?

Quali i motivi che stanno dietro alle loro valutazioni?

Quali risultati si potrebbero ottenere se si offrisse un determinato servizio differentemente?

Quali fattori discriminano il giudizio del cittadino?

Come l’amministrazione si posiziona nei loro confronti?

Quali sono i punti di forza e di debolezza dell’attività amministrativa?

Oggi l’amministratore deve conoscere perfettamente il territorio ed il suo tessuto demografico per poter amministrare nel migliore dei modi!

L’amministratore deve essere come il manager di una grande azienda.

La FIAT, prima di produrre un modello lo sottopone al giudizio di più di mille probabili utenti.

La FIAT sa che se produce un auto con determinate caratteristiche senza prima averle verificate potrà incorrere in un insuccesso.

Il giudizio del cittadino sulle decisioni prese da una amministrazione è inappellabile. Conoscere quindi preventivamente il suo consenso diviene un fatto di straordinaria importanza.

La statistica ci aiuta a conoscere tutto questo. Einaudi diceva conoscere per deliberare!

Le analisi statistiche sono efficaci nella ricerca di relazioni e associazioni permettendo all’utilizzatore di trarre conclusioni e formulare previsioni. Esse svelano strutture e relazioni nascoste.

L’espressione numerica del dato ci manifesta la quantificazione del fenomeno che analizziamo.

Il dato per essere utile deve trasformarsi in informazione.

Occorre conoscere non solo la sua genesi ma soprattutto i legami che lo associano ad altri fenomeni.

Qualunque dato prendiamo in considerazione, l’ammontare della popolazione, il numero indice del costo della vita, il dato sull’occupazione, sulla produzione industriale, ecc. scaturisce da un insieme di fenomeni, più o meno legati tra loro, che generano il dato finale.

Conoscere le relazioni che legano i dati, le loro interdipendenze, ricercare i motivi causa-effetto, simulare come un determinato dato influisce sugli altri, significa sapere come i fenomeni nascono, crescono e muoiono.

Oggi si sta diffondendo rapidamente un altro sistema innovativo di conoscenza che poggia interamente la sua architettura su algoritmi statistici: le reti neurali.

Il calcolo neurale è una tecnica raffinatissima di analisi dell’informazione.

Alla base delle reti neurali si pone lo studio dei meccanismi del cervello umano e della possibilità di riprodurli artificialmente. Osservando un insieme di dati le reti neurali imparano a riconoscere le relazioni ed i modelli esistenti.

Ebbene questa tecnica consente di creare modelli di classificazione e modelli predittivi difficilmente ottenibili con altre tecniche.

Il Comune di Lecce, le sta applicando per conoscere il tasso di risposta dei cittadini sul gradimento di alcuni servizi pubblici.

Oggi non è più possibile fermarsi solo sulla lettura del dato singolo. Il dato, può sembrare paradossale, ha un suo aspetto!

I dati possono essere “visti”.

Esistono raffinatissimi strumenti grafici multidimensionali che consentono una visualizzazione dei numeri in modo assolutamente innovativo.

Con questi strumenti è possibile interpretare più agevolmente i fenomeni.

Si possono infatti vedere le relazioni significative, mettere in luce valori anomali, individuare la posizione spaziale di un fenomeno rispetto ad un altro.

Le classiche rappresentazioni grafiche possono essere integrate dall’uso ad es. dei frattali. Cosa sono? Per i non addetti ai lavori dico brevemente che sono particolari forme geometriche complesse che consentono di visualizzare il legame che la variabile su cui conduciamo lo studio ha con le altre variabili. La forma, la posizione e l’ampiezza, individuano il loro “comportamento”.

Figura 1

L’analisi esplorativa dei dati consente insomma di verificare visivamente e dinamicamente le varie ipotesi. I fenomeni che analizziamo possono prendere forma accelerando i nostri processi di analisi.

Si sente parlare sempre più spesso di data warehousing e di data mining.

Questi concetti fondamentali sono quotidianamente affrontati da tutte le pubbliche amministrazioni.

Cosa si intende per warehousing.? Letteralmente significa deposito. Nel nostro caso contenitore di una moltitudine di dati. Tutte le amministrazioni posseggono e gestiscono (come?) una massa incredibile di dati. Ma come li utilizzano? Come li gestiscono? Quali informazioni riescono ad estrarre?

Parallelamente sorge il problema di quello che in termini tecnici si definisce data mining, cioè estrarre tutte le informazioni possibili dai dati disponibili.

L’attività di data mining permette all’utente di utilizzare appieno i dati di cui dispone per ricercare ed individuare le relazioni esistenti oltre a formulare e sottoporre a verifica ipotesi su di esse.

Il data mining è un processo atto a scoprire correlazioni, relazioni e tendenze nuove e significative, setacciando grandi quantità di dati immagazzinati nei warehousing, usando tecniche di riconoscimento delle relazioni.

È con questi strumenti che la pubblica amministrazione deve prendere le proprie decisioni.

Questa è una rivoluzione culturale che in atri paesi (Stati Uniti e Canada per citarne alcuni) è già realtà.

L’analisi statistica consente anche di verificare se i dati riflettono realmente ciò che pensiamo essi misurino.

Quanti questionari e quante indagini vengono effettuate ogni giorno in modo assolutamente scriteriato?

Qualcuno si è mai domandato se l’indagine o la ricerca che viene condotta misura effettivamente lo scopo per cui è stata progettata?

Accanto a questo problema vi è un altro forse ancora più importante.

Gli errori più frequenti che compiono in genere gli amministratori sono quelli relativi alla sopra o sottovalutazione delle caratteristiche dei servizi. La maggior parte dei servizi vengono progettati senza verificarne preventivamente gli effetti che produrranno.

La statistica per questo tipo di indagine ci offre un metodo raffinatissimo (la conjoint analysis) con il quale è possibile misurare l’effetto che le singole caratteristiche di un servizio suscitano nel cittadino quando egli prende la propria decisione sulla valutazione complessiva del servizio offerto.

Il giudizio complessivo del cittadino viene scomposto in scale di utilità. Il concetto di utilità, altro non è che la capacità del servizio di soddisfare i bisogni del consumatore.

Questa conoscenza diventa vitale per l’amministratore perché consente non solo di modificare i servizi già esistenti ma di modificarli nel modo più rispondente alle esigenze del cittadino.

I campi di applicazione della statistica sono infiniti.

Buoni strumenti statistici consentono di manipolare ed analizzare con facilità e rapidità i dati ben oltre le possibilità offerte dalla maggior parte di data warehouse.

Per esempio, l’analisi statistica consente di fondere facilmente ed in modo significativo le informazioni interne con le informazioni esterne.

In altre parole, la situazione interna con le dinamiche esterne indotte dal mercato, dalla popolazione, dalle politiche pubbliche aiutando gli amministratori a trovare le giuste soluzioni ai loro problemi nei loro programmi ed in molti campi.

Il Comune di Lecce sta avviando un sistema di monitoraggio che consente di rispondere alle seguenti domande:

Quali sono i profili degli utenti dei servizi comunali?

Quali sono le cause dei disservizi?

Come valutiamo l’efficacia dei programmi dell’amm.ne comunale?

Come il grado di fidelizzazione (variabile latente) dei cittadini può influenzare l’immagine dell’amministrazione ed essere a sua volta influenzato dall’amministrazione stessa?

Il Comune di Lecce si sta muovendo in questa direzione.

Oggi, ogni qual volta vengono enunciati dati, ci si trova costantemente di fronte al quesito: i dati hanno validità statistica?

Quale amministratore oggi è in grado di affermare, con stime scientificamente attendibili, che un determinato servizio incontra la soddisfazione dell’utenza?

Ma l’uso della statistica non si ferma solo a questo.

La società contemporanea risulta caratterizzata da una costante evoluzione.

La chiave del successo è rappresentata dalla rapidità con le quali vengono prese le decisioni relative ai mutamenti che intervengono nell’ambiente esterno.

Tale risultato dipende dalla velocità di adattamento alle mutate condizioni di vita.

Uno dei settori di maggiore applicazione della statistica che sta letteralmente esplodendo riguarda il controllo di qualità.

Oggi la certificazione alle norme internazionali ISO 9000 sta diventando l’arma vincente delle amministrazioni. Il Comune di Lecce sta avviando le procedure per la certificazione di alcuni servizi per rispondere alle giuste attese dei cittadini.

A livello mondiale vi è la necessità di quantificare e misurare tutte le attività pubbliche.

Negli Stati Uniti esiste una rinomata organizzazione internazionale government performance and result act che ha il compito di quantificare gli obiettivi dei programmi e di misurare poi gli effetti che essi produrranno.

Questa agenzia lavora per i governi di diversi paesi. In questa agenzia lavorano 70 statistici.

Concludendo rivolgo un messaggio a tutti gli amministratori presenti: la statistica vi aiuta a conoscere, vedere, e comprendere tutte le manifestazioni fisiche e sociali del vostro territorio. Con la statistica è possibile comprendere il perché determinate cose accadono e si modificano.

Gli strumenti che la statistica mette a disposizione sono insomma di un’utilità straordinaria.

Utilizzandola non solo i nostri programmi saranno più centrati ma potremo verificane tutti gli effetti che produrranno.

Grazie.